Агентство апостилирования и легализации документов

Апостиль, легализация

 

АПОСТИЛЬ (Apostille), ЛЕГАЛИЗАЦИЯ И МЕЖДУНАРОДНЫЕ ДОГОВОРЫ, ОТМЕНЯЮЩИЕ ПРОЦЕДУРУ ПРОСТАВЛЕНИЯ АПОСТИЛЯ И ЛЕГАЛИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

 

 Документы, выданные и имеющие юридическую силу на территории Украины, могут быть использованы на территории другого государства только после их соответствующего заверения, путем проставления штампа Апостиль или выполнением процедуры Консульской легализации.

 Существует два вида оформления документов выданных в Украине: 

  • проставление штампа "Апостиль"(Apostille)
  • консульская легализация (МИНЮСТ + МИД+ консульство) 

Обратите внимание, что речь идет о документах выданных на территории Украины. Документы которые выданы в других государствах, должны быть Апостилированы или легализированы на территории государства, которое выдало такой документ.

 Легализация и проставление апостиля не требуются, если международным договором предусмотрена отмена или упрощение этих процедур. Речь идет о двусторонних договорах о взаимной правовой помощи, а также Конвенци о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 22 января 1993 года (Минская конвенция, многосторонний договор стран – участниц СНГ).

 Минской конвенцией предусмотрено, что документы, которые выданы на территории одной из Договаривающихся Сторон не требуют проставления штампа апостиль или консульской легализации, в отношении таких документов может быть потребован только их нотариально удостоверенный перевод. Участниками Конвенции являются следующие государства: Республика Армения, Республика Беларусь, Республика Казахстан, Российская Федерация, Украина, Республика Узбекистан, Республика Таджикистан, Туркменистан, Киргизская Республика, Республика Молдова, Азербайджанская Республика, Грузия.

 

АПОСТИЛЬ

Присоединение Украины в феврале 2003 года к Гаагской Конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации документов, (Гаагская конвенция) предусматривает упрощенную процедуру заверения подписи лица, подписавшего документ, статус и должность, в котором оно выступало, а также аутентичности оттиска печати или штампа.

Действие Гаагской конвенции распространяется на официальные документы выданные в странах, которые подписали Гаагскую конвенции, и которые будут применятся на территории государств участниц Гаагской конвенции. В странах, которые являются членами этой конвенции, документы не легализуются. На документах, составленных в стране–участнице конвенции, проставляется апостиль (перечень стран указан Гаагской конвенции указан  ниже). 

Официальные документы с проставленным штампом апостиль не требуют дальнейшего заверения (консульской легализации). 

Апостиль (Apostille) - это специальный штамп, который проставляется на официальных документах, и удостоверяет подлинность подписи, должность в котором выступало лицо, подписавшее документ, печати или штампа, которым скреплен этот документ. 

 

АПОСТИЛИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ  (ПРОСТАВЛЕНИ ШТАМПА АПОСТИЛЬ)

Апостилирование — это процедура удостоверение Министерством иностранных дел (МИД), Министерством юстиции (МЮ), Государственной регистрационной службой МЮ, Министерством образования и наук (МОН)  подписи должностного лица, подписавшего документ и печати официально удостоверившей этот официальный документ, составленный на территории Украины. Соответственно Постановлению Кабинета Министров Украины о предоставлении полномочий на проставления апостиля, предусмотренного Конвенцией, которая отменяет требование легализации официальных иностранных документов от 18.01.2003 №61, апостиль проставляется: 

Министерством образования и науки – на официальных документах, выданных учебными заведениями, государственными органами, предприятиями, учреждениями и организациями, которые касаются сферы образования и науки;

 К таким документам относятся: дипломы об образовании, сертификатах о присвоении ученых званий, аттестаты, справки из учебных заведений, учебные планы и прочие; 

 Министерством юстиции Украины - на документах, которые выдаются органами юстиции и судами, а также на документах, которые оформляются нотариусами Украины.

 К таким документам относятся: документы выданные органами ЗАГС,  свидетельства о рождении, смерти, браке и разводе, перемене фамилии и имени, справки, извлечения из Государственного реестра актовых записей о гражданском состоянии,  документы выданные или удостоверенные нотариусами, судебные решения.

Государственная регистрационная службана документах выданных этой службой и ее подразделениями, в частности на выписках и извлечениях из Государственного реестра юридических и физических лиц, на извлечениях из Государственного реестра прав соственности.

Министерство иностранных дел – на справках, выданных архивными учреждениями Украины, справках из пенсионного фонда,  справках о состоянии здоровья, справках из Государственной налоговой инспекции, справках выданных органами МВД Украины (о регистрации места проживания, об отсутствии судимости), а также на    других официальных документах.

Если на документе,  проставлен апостиль  то такие документы легализовать не нужно.

Апостиль проставляется для всех стран, кроме Объединенных Арабских Эмиратов, Ливии, Ливана, Египта, Кувейта, Сирии, Вьетнам, Канады, Бразилии, и некоторых других стран, которые не входят в список стран подписавших Гаагскую Конвенцию. Для этих стран применяется процедура консульской легализации.

Отметим, что в нашей стране апостиль (Apostille) проставляется на таких документах:
- на документах, исходящих от органов судебной власти Украины;
- на документах, исходящих от органов прокуратуры Украины, органов юстиции;
- на административных документах;
- на документах об образовании и ученых званиях;
- на документах, оформленных государственными и частными нотариусами.

При этом апостиль не может проставляться на документах, выданных заграничными дипломатическими учреждениями Украины, и на административных документах, имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.
Также апостиль не проставляется на оригиналах паспортных документов, воинских билетов, трудовых книжек, разрешений на ношение оружия, свидетельств о регистрации транспортных средств (технических паспортов), удостоверений личности, на оригиналах и копиях нормативно-правовых актов, разъяснений и правовых заключений относительно их применения, документов, имеющих характер переписки.

Оригиналы официальных документов, выданных учреждениями бывших союзных республик в составе СССР, не могут быть принятые на территории Украины для проставлення апостиля. Апостиль может быть проставлен на нотариальных копиях этих документов, или нотариальных копиях с переводом этих документов удостоверенных в установленном порядке на территории Украины.

Для проставления печати апостиль необходимо предоставить оригинал документа или его нотариальную копию. В случаях, если апостиль необходимо проставлять на оригинале документа, а этот документ заламинирован необходимо получить новый (повторный) документ. Это требование не распространяется на документы об образовании, выданные после 2002 года, в виде пластиковых карточек.

Штамп апостиль, не требует никакого дальнейшего заверения или легализации, а документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран- участниц Гаагской Конвенции (на сегодня насчитывается более 100 стран, которые присоединились к этой Конвенции).


ОДИНАРНЫЙ И ДВОЙНОЙ АПОСТИЛЬ (Apostille)

 Например, для заключения брака  граждан Украины на территории Швейцарии необходимо,  апостилировать нотариальное Заявление  о семейном положении. В связи с этим на оригинале указанного заявления Министерством юстиции Украины проставляется апостиль, после чего делается перевод, который заверяется нотариусом и подается для проставления апостиля  снова в Министерство юстиции Украины. Это двойная процедура проставления апостиля, которая требуется многими государствами -участницами Конвенции, в частности Голландией, Францией, Швейцарией, Данией, Норвегией и другими государствами. 

В то же время для документов, предназначенных для использования, например, на территории Португалии, Испании, Израиля достаточно проставления апостиля лишь на оригинале этих документов. В этом случае печать апостиля ставится на оригинале документа, после чего  делается перевод. Это одинарная процедура проставления апостиля.

 В некоторых случаях в зависимости от цели оформления документов, после одинарного апостиля документы необходимо подавать в посольство той страны, на территории которой эти документы будут применятся. Например Италия требует, чтобы после проставления печати апостиль, был сделан перевод аккредитованным  при посольстве Италии переводчиком и этот перевод был заверен в консульстве Италии в Украине. Такое же требование при продлении ВНЖ и получении гражданства в Испании.

 ВНИМАНИЕ!!!  Все документы,  выданные на территории иностранных государств  для использования на территории Украины, должны быть апостилированы госорганами того государства, где был выдан документ. На территории Украины этот апостилированный документ переводится на украинский язык и нотариально заеряется. Только после этого его можно подавать по назначению.

Следует также отметить процедуру проставления апостиля для документов выданных органами системы Образования Украины. Школьные аттестаты, дипломы, дополнения к аттестатам и дипломам государственного образца, справки и ученые звания – на таких документах апостиль проставляется  на оригинале в Министерстве Образования и наук Украины , после чего делается перевод документа на нужный язык с нотариальной заверкой, и при необходимости в зависимости от страны подачи документов, проставляется апостиль на переводах в Минюст Украины.

 ЛЕГАЛИЗАЦИЯ

В отличие от процедуры  проставления штампа апостиль (апостилирования),   консульская легализация документа осуществляется с целью его последующего представления в официальные органы иностранного государства, не являющегося участником Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года.

Это значит, что если страна в которой вы хотите применять документы  отсутствует в Списке стран участниц Гаагской конвенции – необходимо применять процедуру консульской легализации. Кроме случаев, когда международными договорами предусмотрено признание документов без консульской легализации.

Легализация- это процедура подтверждение действительности оригиналов документов или их копий и нотариальных переводов органами Министерства иностранных дел и Министерства Юстиции Украины, и придания документам легальной формы путем дальнейшего заверения в консульстве страны, где будут использоваться документ.

Недостатком легализации есть то, что документ признается и действителен только для того государства, консульская служба которого его легализовала, за некоторыми исключениями. При этом консул не несет ответственность за содержание документа.

Например: для предоставления документов в Объединенных Арабских Эмиратах, эти документы необходимо заверить в государственных органах Украины, после чего подать на заверку в консульство Арабских Эмиратов в Киеве и поставить печать консульства. После такой многоуровневой заверки, эти документы будут признаны на территории ОАЭ. 


ЛЕГАЛИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Хотелось бы более подробно остановиться на этапах и процедуре легализации официальных документов и на международных соглашениях ее отменяющих. 

Консульская легализации осуществляется в определенной последовательности в органах Министерства юстиции Украины, Министерстве иностранных дел Украины, а затем в консульстве той страны где будут использоваться документы. Только после прохождения всех трех этапов документ полностью готов для представления в официальные органы страны назначения.

Легализировать можно оригиналы документов,  нотариальные копии этих документов и нотариальные переводы этих документов. Документ должен иметь официальный характер, оригинал документа должен быть на официальном государственном или фирменном бланке учреждения,  если документ составлен на двух и больше листах, то он должен быть прошит и скреплен печатью, а листы пронумерованы,  должны быть расшифрованы должности и подписи,  документ должен иметь исходящий номер, дату выдачи и гербовую печать учреждения.

          Министерство иностранных дел легализирует следующие документы:

  • оригиналы официальных документов нового украинского образца, выданные органами регистрации актов гражданского состояния, удостоверенные областным управлением юстиции в той области, где они выданы, городским управлением юстиции для городов Киева и Севастополя, Центральным и Левобережным ЗАГС г. Киева
  • на справках выданных органами МВД
  • оригиналах медицинских справок
  • оригиналах справок, которые выдаются иностранными  Посольствами на территории Украины иностранным гражданам, которые заключают брак на территории Украины ( такая справка предъявляется в ЗАГС для оформления брака)
  • оригиналах документов об образовании международного образца, выданных на территории Украины
  • документах выданных госорганами иностранного государства при условии заверения такого документа в МИД страны выдачи и консульском учреждении на территории Украины (см. примечание)
  • документах выданных или заверенных нотариусами, после их оформления в Министерстве юстиции Украины.

 Примечание!!!   Если в иностранном государстве есть консульство Украины то документ, выданный на территории такого государства должен быть заверен в МИД этой страны. После чего такой документ должен быть легализован в консульском учреждении Украины в государстве происхождения документов. Например, если документ выдан на территории Объединенных Арабских Эмиратах и его необходимо предъявить в госорганы Украины, этот документ необходимо заверить в МИД ОАЭ и легализировать в украинском Консульстве.

Если на территории иностранного государства нет украинского консульства,  а консульство такого государства есть на территории Украины, тогда документ нужно заверить в МИД страны выдачи документа, после чего на территории Украины заверить в консульстве государства происхождения документа и подать на легализацию в МИД Украины.

          Министерство юстиции легализирует следующие документы:

  • оригиналы документов выданных нотариусами и судами
  • нотариальные копии, переводы и прочие документы, удостоверенные или выданные нотариусами.

          Не подлежат легализации такие документы: 

  • оригиналы, копии, паспортов, военных билетов, трудовых книжек, документов, которые имеют характер переписки, разрешений на ношение оружия, свидетельства о регистрации транспортных средств, удостоверения водителя, удостоверения личности;
  • документы и акты, которые противоречат законодательству Украины или могут нанести вред интересам Украины.

После легализации документов в МИНЮСТ, МИД Украины, официальные документы должны быть удостоверены в дипломатическом представительстве той страны, где они будут использоваться (например, если документы оформляются для Объединенных Арабских Эмиратов, то после легализации в МИД и МИНЮСТ, их необходимо легализировать в консульстве ОАЭ).

          Процесс легализации можно разделить по документам на 4 варианта:

1 вариант -легализация оригиналов документов в МИД, консульстве после чего делается перевод документа на нужный язык, и нотариально заверяется.                                             

2 вариант – легализация оригиналов или нотариальных копия, в Министерстве юстиции Украины потом в Министерстве иностранных дел Украины, консульстве после чего делается перевод документа на нужный язык, и нотариально заверяется.

3 вариант – делается нотариальный перевод документа, после чего этот перевод заверяется в Министерстве юстиции Украины, Министерстве иностранных дел Украины и консульстве.

4 вариант – можно назвать вторая или двойная легализация. Самый длинный и затратный вариант. Это когда легализируется оригинал или нотариальная копия, после чего делается нотариальный перевод, легализация в Минюсте и МИДе перевода и только поле этого документ подается в консульство.

Объясним опять на примере Объединенных Арабских Эмиратов. ОАЭ требуют двойную легализацию документов. Вам необходимо на территории ОАЭ предоставить диплом бакалавра. Ваши действия: с оригинала диплома нужно сделать нотариальную копию документа, легализировать ее в Минюсте и МИД Украины, после этого сделать нотариальный перевод. Это будет одинарная легализация. Но для ОАЭ требуется двойная легализация. Поэтому нужно этот перевод легализировать в Минюсте и МИД и только после этого подать в консульство ОАЭ в г.Киеве.

Обратите также внимание, что в отличии от апостиля при легализации заверяется не оригинал документа а его нотариальная копия, и документ получает право международного оборота. В этом недостаток консульской легализации.

 Также обращаем ваше внимание что для того, чтобы легализировать документы которые выданы органами ЗАГС ( свидетельства о рождении, смерти, браке и т.д., выписка), эти документы должны быть заверены в областном управлении юстиции той области, где выдан документ.

 ЛЕГАЛИЗАЦИЯ НЕ ТРЕБУЮТСЯ

В рамках СНГ легализация не требуется - действует  Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 22 января 1993 года (так называемая Минская конвенция, многосторонний договор стран – участниц СНГ). Участниками Конвенции являются: Республики Армения , Беларусь, Казахстан, Российская Федерация, Украина, Узбекистан, Таджикистан, Туркменистан, Киргизская Республика, Молдова, Азербайджан, Грузия.      

Также с рядом государств Украина заключила договора о взаимном признании официальных документов. Если, документ оформлен на территории одной из стран участниц договора, тогда документ признается другим государством, стороной такого договора без консульской легализации, нужен лишь официальный перевод заверенный нотариусом той страны, где будет применяться этот документ.

Украина имеет такие договора со следующими государствами: Азербайджан, Албания, Армения, Беларусь, Венгрия, Грузия, Казахстан, Киргизия, Куба, Латвия, Литва, Македония, Молдова, Монголия, Польша, Россия, Таджикистан, Туркменистан, Чехия, Эстония, Болгария, Румыния, Босния и Герциговин, Сербия, Черногория, Республика Косово.

 

Перечень стран, которые присоединились к Гаагской Конвенции, которая отменяет требование легализации иностранных официальных документов, 1961 года и применяет апостиль (Apostille) документов 

  • Австралия
  • Австрия
  • *Азербайджан
  • *Албания
  • Андорра
  • Антигуа и Барбуда
  • Аргентина
  • Багамы
  • Барбадос
  • Бахрейн
  • Белиз
  • Бельгия
  • *Беларусь
  • *Болгария
  • *Босния и Герцеговина
  • Ботсвана
  • Бразилия
  • Бруней
  • Вануату
  • Венгрия
  • Венесуэла
  • *Армения
  • Германия
  • Гондурас
  • Гренада
  • Греция
  • *Грузия
  • Дания
  • Доминика (Содружество Доминики)
  • Доминиканская Республика
  • Эквадор
  • Ель Сальвадор
  • *Эстония
  • Израиль
  • Индия
  • Ирландия
  • Исландия
  • Испания
  • Италия
  • *Казахстан
  • *Киргистан
  • Китай, Гонконг
  • Китай, Макао
  • Кипр
  • Кабо-Верде
  • Колумбия
  • Корея (Республика Корея)
  • *Латвия
  • Лесото
  • *Литва
  • Либерия
  • Лихтенштейн
  • Люксембург
  • Маврикий
  • *Македония

 

  • Малави
  • Мальта
  • Маршаловы острова
  • Мексика
  • *Молдова
  • Монако
  • Монголия
  • Намибия
  • Голландия
  • Никарагуа
  • Ниуэ
  • Новая Зеландия
  • Норвегия
  • Оман
  • Острова Кука
  • Панама
  • Перу
  • Южная Африканская Республика
  • *Польша
  • Португалия
  • *Российская Федерация
  • *Румыния
  • Самоа
  • Сан Мариино
  • Сан Томе и Принсипи
  • Свазиленд
  • Сейшелы
  • Сент-Винсент и Гренадины
  • Сент-Киттс и Невис
  • Сент-Люсия
  • *Сербия
  • *Словацкая Республика
  • Словения
  • Соединенное Королевство Великобритании и Северной Ирландии
  • Соединенные Штаты Америки
  • Суринам
  • Тонга
  • Тринидад и Тобаго
  • Турция
  • Украина
  • Узбекистан
  • Уругвай
  • Фиджи
  • Финляндия
  • Франция
  • Хорватия
  • *Чешская Республика
  • *Черногория
  • Швейцария
  • Швеция
  • Япония

 

Примечания:   *  государства, с которыми Украина имеет  многосторонние договоры, которые содержат положения о признании официальных документов без дополнительного их засвидетельствования.

                     

 

 ©Евромова. Любое копирование или использование данной информации возможно только со ссылкой на сайт агентства апостилирования «ЕВРОМОВА»